Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, welche Personendaten SWAN – Swiss Academic Nutritionists erhebt und bearbeitet, zu welchen Zwecken wir diese verwenden und welche Rechte du in Bezug auf deine Personendaten hast.
Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzrecht, insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

Verantwortliche

SWAN – Swiss Academic Nutritionists
Könizstrasse 161
CH- 3097 Liebefeld
Email: contact@swan-nutrition.ch
Präsidium SWAN: Isabelle Frey-Wagner / Martina Holzmann
Website: www.swan-nutrition.ch

Allgemeines zur Datenbearbeitung

SWAN bearbeitet Personendaten, die im Rahmen der Nutzung unserer Website, einer Kontaktaufnahme oder der Inanspruchnahme unserer Angebote und Dienstleistungen anfallen.

Wir bearbeiten Personendaten nur soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Dazu können insbesondere Kontakt- und Stammdaten wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie weitere Angaben gehören, die uns freiwillig übermittelt werden.

Die Bearbeitung erfolgt insbesondere zur Kommunikation mit Interessierten und Mitgliedern, zur Verwaltung der Mitgliedschaften, zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und weiteren Angeboten sowie zur Bereitstellung und Verbesserung unserer Website.

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Bearbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Bildnachweis

SWAN verfügt über die erforderlichen Nutzungsrechte an sämtlichen auf dieser Website verwendeten Bildern und Fotografien. Eine Verwendung oder Vervielfältigung ohne vorherige Zustimmung von SWAN ist nicht gestattet.

Mitgliedschaft und Mitgliederverwaltung

Im Zusammenhang mit einer Mitgliedschaft bei SWAN bearbeiten wir Personendaten, die für die Aufnahme, Verwaltung und Betreuung unserer Mitglieder erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Name, Kontaktdaten, Angaben zu Ausbildung und beruflicher Qualifikation sowie die zum Nachweis der Qualifikation eingereichten Dokumente, insbesondere Diplome und Abschlussnachweise.

Die Beitrittsanfrage erfolgt über ein auf unserer Website eingebundenes Formular des Anbieters Tally. Die über das Formular eingegebenen Personendaten und hochgeladenen Dokumente werden durch Tally im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes bearbeitet und von SWAN zur Prüfung der Beitrittsanfrage verwendet.

Nach erfolgter Aufnahme werden die für die Mitgliederverwaltung erforderlichen Angaben und Qualifikationsnachweise in unserer Vereinssoftware ClubDesk gespeichert. Wir verwenden die Daten insbesondere zur Mitgliederverwaltung, zur Kommunikation mit unseren Mitgliedern, zur Erhebung der Mitgliederbeiträge sowie zur Organisation und Durchführung von Vereinsaktivitäten.

Zugriff auf Personendaten erhalten innerhalb von SWAN nur diejenigen Personen, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Dazu können Mitglieder des Vorstands, das Sekretariat sowie mit bestimmten Vereinsaufgaben oder Angeboten betraute Vereinsmitglieder gehören. Der Zugriff ist jeweils auf die für die entsprechende Tätigkeit erforderlichen Personendaten beschränkt.

Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Personendaten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.

Newsletter

Interessierte Personen können sich über unsere Website für den Newsletter von SWAN anmelden. Für den Versand bearbeiten wir insbesondere die bei der Anmeldung angegebenen Kontaktdaten, wie Name und E-Mail-Adresse.

Wir verwenden diese Daten, um über Neuigkeiten, Veranstaltungen, Angebote und weitere Aktivitäten von SWAN zu informieren. Die Anmeldung zum Newsletter ist freiwillig. Eine Abmeldung ist jederzeit über den entsprechenden Link im Newsletter oder durch eine Mitteilung an SWAN möglich.

Für die Newsletter-Anmeldung auf unserer Website verwenden wir das WordPress-Plugin «MC4WP: Mailchimp for WordPress». Der Versand und die Verwaltung des Newsletters erfolgen über Mailchimp, einen Dienst von Intuit. Im Rahmen dieser Dienste können insbesondere die bei der Anmeldung angegebenen Kontaktdaten sowie Informationen über den Versand und die Nutzung des Newsletters bearbeitet werden. Dabei kann eine Datenbearbeitung auch ausserhalb der Schweiz stattfinden.

Wir setzen Mailchimp im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen ein und treffen die erforderlichen Vorkehrungen zum Schutz der übermittelten Personendaten.

Nach einer Abmeldung werden die Daten nicht mehr für den Newsletterversand verwendet, soweit keine anderweitige Berechtigung oder Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung besteht.

Kontaktaufnahme

Wenn du per E-Mail mit SWAN Kontakt aufnimmst, bearbeiten wir die von dir übermittelten Personendaten. Dazu gehören insbesondere deine E-Mail-Adresse sowie die Inhalte deiner Nachricht und weitere freiwillig mitgeteilte Angaben.

Wir verwenden diese Daten zur Bearbeitung deiner Anfrage und zur Kommunikation mit dir.

Die übermittelten Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage und allfällige daraus entstehende weitere Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Veranstaltungen

Für die Anmeldung zu Veranstaltungen von SWAN nutzen wir in der Regel die Plattform Eventfrog. Auf unserer Website stellen wir hierfür einen Link zur entsprechenden Veranstaltungsseite auf Eventfrog bereit. Mit dem Aufruf dieses Links verlässt du unsere Website.

Im Rahmen der Anmeldung werden die für die Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung erforderlichen Personendaten erhoben. Dazu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Angaben zur Mitgliedschaft sowie weitere im Rahmen der Anmeldung erforderliche Informationen gehören.

Sofern für eine Veranstaltung Teilnahmegebühren erhoben werden, kann auch die Zahlungsabwicklung über Eventfrog erfolgen. Dabei werden die für die Abwicklung der Zahlung erforderlichen Daten durch Eventfrog beziehungsweise die von Eventfrog eingesetzten Zahlungsdienstleister bearbeitet.

SWAN erhält diejenigen Angaben, die für die Verwaltung der Anmeldungen, die Kommunikation mit den Teilnehmenden sowie die Planung und Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind.

Von SWAN heruntergeladene Teilnehmerlisten werden nach Abschluss der jeweiligen Veranstaltung gelöscht, soweit keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Daten, die direkt bei Eventfrog gespeichert sind, unterliegen zusätzlich den Aufbewahrungs- und Datenschutzbestimmungen von Eventfrog.

Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen

Im Rahmen von Veranstaltungen von SWAN können Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden. Diese können zur Dokumentation und Kommunikation über die Aktivitäten von SWAN verwendet und insbesondere auf unserer Website, in unserem Newsletter oder auf unseren Social-Media-Kanälen veröffentlicht werden.

Zu Beginn unserer Veranstaltungen weisen wir die Teilnehmenden darauf hin, dass Foto- oder Videoaufnahmen erstellt werden können, und geben ihnen die Möglichkeit mitzuteilen, wenn sie nicht auf solchen Aufnahmen erscheinen möchten. Dies wird bei der Erstellung und Auswahl der Aufnahmen entsprechend berücksichtigt.

Bei Aufnahmen, bei denen einzelne Personen gezielt im Mittelpunkt stehen und eindeutig erkennbar sind, holen wir grundsätzlich deren Zustimmung zur Veröffentlichung ein.

Bei Fragen zu Aufnahmen oder wenn du die Entfernung einer veröffentlichten Aufnahme wünschst, kannst du dich jederzeit an SWAN wenden.

Veröffentlichung von Personendaten

Im Rahmen unserer Vereinsaktivitäten können wir mit Zustimmung der betroffenen Personen bestimmte Personendaten veröffentlichen. Dazu gehören beispielsweise Namen, berufliche Angaben, Qualifikationen, Porträts, Testimonials oder weitere Angaben im Zusammenhang mit unseren Angeboten und Aktivitäten.

Vor einer entsprechenden Veröffentlichung holen wir die Zustimmung der betroffenen Person ein.

Mentoringprogramm

Im Rahmen unseres Mentoringprogramms bearbeiten wir Personendaten von Bewerber:innen, Mentees und Mentor:innen. Dazu gehören insbesondere Kontaktangaben, Angaben zu Ausbildung, Qualifikationen und beruflichem Hintergrund sowie weitere Informationen zu Interessen, Erfahrungen und Erwartungen, die für die Teilnahme und das Matching im Mentoringprogramm erforderlich sind.

Wir verwenden diese Angaben zur Prüfung der Teilnahmevoraussetzungen, zur Organisation und Durchführung des Mentoringprogramms, zur Kommunikation mit den Teilnehmenden sowie zur Zusammenstellung geeigneter Mentoring-Paare.

Soweit dies für die Durchführung des Mentorings erforderlich ist, geben wir ausgewählte Kontakt- und Profilangaben an die jeweils zugeteilte Mentorin bzw. den zugeteilten Mentor oder Mentee weiter.

Für die Erhebung von Bewerbungen und Angaben im Zusammenhang mit dem Mentoringprogramm können wir Tally verwenden. Dabei werden die über das entsprechende Formular eingegebenen Daten durch Tally im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes bearbeitet.

Die im Zusammenhang mit dem Mentoringprogramm erhobenen Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Durchführung und Nachbereitung des Programms erforderlich ist oder andere berechtigte beziehungsweise gesetzliche Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.

Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird von Infomaniak Network SA mit Sitz in der Schweiz gehostet. Beim Besuch unserer Website werden technisch bedingt bestimmte Informationen durch die Server erfasst. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten oder Dateien, übertragene Datenmenge, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Website gehören.

Diese Daten werden insbesondere benötigt, um den sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Website zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen und die Sicherheit der Systeme zu gewährleisten.

Die dabei anfallenden Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Für das Hosting unserer Website nutzen wir Dienstleistungen von Infomaniak Network SA mit Sitz in der Schweiz.

Cookies

Unsere Website kann technisch notwendige Cookies verwenden. Cookies sind kleine Dateien, die beim Besuch einer Website auf deinem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten können.

Wir verwenden Cookies ausschliesslich, soweit diese für den Betrieb, die Sicherheit und die grundlegenden Funktionen unserer Website erforderlich sind. Wir verwenden keine Cookies zu Werbezwecken und setzen derzeit keine Analyse- oder Trackingdienste zur statistischen Auswertung des Nutzerverhaltens auf unserer Website ein.

Du kannst Cookies in den Einstellungen deines Browsers löschen oder deren Speicherung einschränken bzw. verhindern. Bitte beachte, dass dadurch einzelne Funktionen unserer Website eingeschränkt sein können.

Social Media

SWAN ist auf sozialen Netzwerken, insbesondere LinkedIn, präsent. Unsere Website kann Links zu unseren Auftritten oder Inhalten auf diesen Plattformen enthalten.

Wenn du einem solchen Link folgst, verlässt du unsere Website. Ab diesem Zeitpunkt können durch den jeweiligen Plattformanbieter Personendaten bearbeitet werden. Für diese Datenbearbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

SWAN hat keinen vollständigen Einfluss darauf, welche Personendaten die jeweiligen Plattformanbieter bei der Nutzung ihrer Dienste erheben und wie diese bearbeitet werden.

Weitergabe von Personendaten und Datenbearbeitung im Ausland

Wir geben Personendaten nur an Dritte weiter, soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Dienstleister, die uns bei der Bereitstellung unserer Website, der Mitgliederverwaltung, dem Versand des Newsletters, der Durchführung von Veranstaltungen oder der Bereitstellung von Online-Formularen unterstützen.

Zu den von uns eingesetzten Dienstleistern gehören insbesondere Infomaniak, ClubDesk, Tally, Eventfrog und Mailchimp. Diese Anbieter bearbeiten Personendaten grundsätzlich in unserem Auftrag beziehungsweise im Rahmen der von ihnen angebotenen Dienstleistungen.

Ein Teil unserer Dienstleister befindet sich in der Schweiz oder im europäischen Ausland. Tally hat seinen Sitz in Belgien und speichert Formulardaten nach eigenen Angaben in Europa. Bei der Nutzung von Mailchimp können Personendaten in die USA sowie gegebenenfalls in weitere Länder übermittelt und dort bearbeitet werden.

Werden Personendaten in Länder übermittelt, in denen kein mit der Schweiz vergleichbares Datenschutzniveau gewährleistet ist, achten wir auf geeignete Schutzmassnahmen gemäss den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder unbefugter Offenlegung zu schützen.

Unsere Website verwendet eine verschlüsselte Verbindung (SSL/TLS). Dadurch werden Daten, die zwischen deinem Endgerät und unserer Website übertragen werden, vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt.

Auch unsere eingesetzten Dienstleister werden unter Berücksichtigung angemessener Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit ausgewählt.

Deine Rechte

Du hast im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts verschiedene Rechte in Bezug auf deine Personendaten. Insbesondere kannst du:

• Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten wir über dich bearbeiten;
• die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Personendaten verlangen;
• unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung deiner Personendaten oder die Einschränkung ihrer Bearbeitung verlangen;
• einer bestimmten Bearbeitung deiner Personendaten widersprechen;
• eine erteilte Einwilligung für die Zukunft widerrufen; und
• soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Personendaten verlangen.

Bitte beachte, dass diese Rechte gesetzlichen Voraussetzungen und Einschränkungen unterliegen können. Insbesondere können wir verpflichtet oder berechtigt sein, bestimmte Personendaten trotz eines Löschungsbegehrens weiterhin aufzubewahren.

Wenn du eines dieser Rechte geltend machen möchtest oder Fragen zur Bearbeitung deiner Personendaten hast, kannst du dich an uns wenden:

SWAN – Swiss Academic Nutritionists
Könizstrasse 161
3097 Liebefeld
E-Mail: contact@swan-nutrition.ch

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere wenn sich unsere Datenbearbeitungen, die von uns eingesetzten Dienste oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir in geeigneter Weise.

Stand

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im September 2026 aktualisiert.